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Wie komme ich zu einem Erasmus+ Studienaufenthalt?

"Wie komme ich zu einem Erasmus-Zuschuss?" und "Was ist zu beachten, wenn ich mit Erasmus ins Ausland gehe?" Das sind häufige Fragen von Studierenden an uns. Hier gibt es die Antworten.

Bewerbung und Auswahl an der Heimathochschule

> Bewerbung

Studierende bewerben sich für einen Erasmus+ Aufenthalt bei ihrer Heimathochschule in Österreich.

Bitte beachte, dass die Hochschulen verschiedene Bewerbungsfristen und Abläufe haben und wende dich für Detailinfos bitte direkt an das jeweilige Büro für internationale Beziehungen (International Office). Dort erfährst du alles über das Programm und die nötigen Schritte für die Bewerbung.

> Auswahl der Studierenden

Die Studierenden für einen Erasmus+ Aufenthalt werden von der Heimathochschule in einem Auswahlverfahren ermittelt. Es werden dabei die zu absolvierenden Lehrinhalte/Lehrveranstaltungen und die Anerkennung bei Rückkehr vereinbart.

Anschließend werden die ausgewählten Studierenden elektronisch an die Nationalagentur Erasmus+ Bildung, die Teil der OeAD-GmbH ist, gemeldet ("nominiert").

Students-Online Portal

> Registrierung und Änderungen

Nach der Nominierung an die Nationalagentur Erasmus+ Bildung erhälst du ein E-Mail mit der Aufforderung dich in der Students Online-Datenbank zu registrieren. Dieses E-Mail enthält einen Link und einen Code für deine Registrierung. Im Zuge der Registrierung kannst du einen Usernamen und ein Passwort selbst auswählen. Diese begleiten dich dann während des weiteren Erasmus+ Aufenthalts.

Bitte steige ab jetzt nur noch über Students Online ein.

Nach der erfolgreichen Registrierung musst du deine persönlichen Daten kontrollieren, aktualisieren und ergänzen. Die Vollständigkeit der Daten ist die Voraussetzung für die weitere Bearbeitung deines Antrages auf einen Zuschuss zu den erhöhten Aufenthaltskosten durch den Erasmus+ Aufenthalt. Daten, welche du nicht selbst ändern darfst, müssen von der Heimathochschule an das Erasmus-Referat gemeldet werden.

Das Erasmus-Referat ist das lokale Büro der Nationalagentur in der am nächsten gelegenen Stadt zu deiner Heimathochschule. Die Kontaktdaten der Erasmus-Referate findest du hier. Die Kontaktperson an der Hochschule findest du unter den Aufenthaltsdaten.

Sofern sich Änderungen in anderen Daten ergeben (Zuerkennung einer Beihilfe für das Auslandsstudium der Studienbeihilfenbehörde, Aberkennung einer solchen Beihilfe, Auslaufen der Beihilfe ect.) muss sofort Kontakt mit dem Erasmus-Referat aufgenommen werden!

Solltest du aus irgendeinem Grund Probleme mit dem Internetzugang bzw. dem Abrufen einer E-Mail haben, wende dich bitte sofort an das zuständige Erasmus-Referat, da das Erasmus-Referat im Regelfall nur per E-Mail mit dir in Kontakt tritt!

> Zuerkennung des Erasmus+ Zuschusses

Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, wirst du nach Maßgabe der budgetären Möglichkeiten einen Erasmus+ Zuschuss erhalten.

Bezieher/in einer Studienbeihilfe, die Anspruch auf eine Beihilfe zum Auslandsstudium haben, erhalten diese von der Stipendienstelle. In diesem Fall erhälst du aber den Erasmus+ Status und – im Falle dass der Erasmus+ Zuschuss höher ist als die Beihilfe zum Auslandsstudium – ein Top-Up.

Über die Zuerkennung wirst du per E-Mail verständigt.

Vor der Abreise

> Unterzeichnen des Vertrags mit der OeAD-GmbH

Ab 20 Tage vor dem geplanten Antritt des Erasmus-Aufenthaltes liegt der Studierendenvertrag im Portal für dich bereit.

Der Vertrag muss ausgedruckt (2-fach), eigenhändig unterschrieben und (am besten eingeschrieben) an das Erasmus-Referat gesendet werden.

Nach dem Einlangen des unterschriebenen Vertrages, werden 80% des Zuschusses ausbezahlt. Die restlichen 20% des Zuschusses erhälst du nach Einlangen der Aufenthaltsbestätigung im Erasmus-Referat und Eingabe des Studierendenberichtes (EU Survey).

Bei einem "Ergänzungszuschuss zu nationalen Beihilfen" (Top-up) erhältst du ebenfalls nach Einlangen des unterschriebenen Vertrages und des Bescheids über eine Beihilfe zum Auslandsstudium 80% der Ausgleichszahlung (Mittel des BMWFW oder BMBF). Die restlichen 20% werden nach Eingabe des Studierendenberichtes (EU Survey) sowie dem Einlangen der Aufenthaltsbestätigung ausgezahlt.

ACHTUNG! Ohne unterschriebenen Vertrag ist weder der Erasmus-Status noch eine Auszahlung möglich!

Die Unterschrift muss VOR dem Antritt des Auslandsstudiums erfolgen.
Kontrolliere vor der Unterschrift nochmals genau die Daten und Angaben in deinem Vertrag - dies ist die letzte Möglichkeit, zum Beispiel die Kontoangaben des Bankkontos zu ändern oder Änderungen in der Dauer deines Aufenthaltes über die Heimathochschule zu reklamieren!

> Online-Sprachassessment / Sprachkurs

In Verbindung mit deinem Erasmus+ Studienaufenthalt wird auch die sprachliche Vorbereitung gefördert. Du bist dazu verpflichtet deine Kenntnisse in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Spanisch und Italienisch mittels Online-Assessments vor dem Aufenthalt zu prüfen, sofern eine dieser Sprachen deine Hauptunterrichtssprache sein wird.

Wenn das Ergebnis deines Assessments im Bereich A1 bis B1 liegt, wird dir automatisch eine Sprachkurslizenz zugewiesen, damit du deine Kenntnisse in der Arbeitssprache auffrischen kannst.

Sollte dein Ergebnis besser sein, kann dir (nach Verfügbarkeit) auf deinen Wunsch eine Sprachkurslizenz z.B. auch für die Landessprache (sollte die von der Hauptunterrichtssprache abweichen) zugeteilt werden.

Die Online-Sprachkurse werden in Kürze auch für einige weitere Sprachen zur Verfügung stehen. Genauere Informationen erhälst du – wie immer – bei deinem International Office.

> Stornierung

Solltest du deinen Erasmus-Aufenthalt nicht antreten können, informiere bitte umgehend das Erasmus-Referat. Dein Aufenthalt wird dann storniert. Wenn zu diesem Zeitpunkt bereits die erste Rate des Zuschusses ausbezahlt wurde, ist diese zurückzuzahlen.

Unterwegs in Europa

> Rechte und Pflichten als Erasmus-Studierende/r

Erasmus+ Charta für Studierende

Den Status einer/eines „Erasmus-Studierenden“ bekommst du, wenn du von deiner Hochschule für einen Erasmus-Auslandsaufenthalt ausgewählt worden bist, um entweder an einer Partnerhochschule zu studieren oder in einem Unternehmen oder einer sonstigen Einrichtung ein Praktikum zu absolvieren. Voraussetzung für die Mobilität von Studierenden ist, dass beide Hochschulen von der Europäischen Kommission eine Erasmus+ Hochschulcharta verliehen bekommen haben. Im Falle von Erasmus+ Praktika muss nur die entsendende Hochschule im Besitz einer Erasmus+ Hochschulcharta sein.

Die Erasmus+ Charta für Studierende informiert dich über deine Rechte und Pflichten sowie darüber, was du in den jeweiligen Phasen des Programms von deiner Heimathochschule und deiner aufnehmenden Hochschule bzw. dem aufnehmenden Unternehmen erwarten darfst.

> Verlängerung des Erasmus+ Aufenthalts

Du hast die Möglichkeit deinen Erasmus-Aufenthaltes zu verlängern. Dazu musst du den Antrag auf Verlängerung an der Gasthochschule vom Erasmus-Koordinator/der Erasmus-Koordinatorin (die Person, die das "Learning Agreement" vor dem Aufenthalt unterschrieben hat) unterfertigen lassen und an die Heimathochschule schicken.

Sobald die Heimathochschule dich für die Verlängerung beim Erasmus-Referat nominiert hat, wirst du wie bei der Erstnominierung per E-Mail verständigt und findest den neuen Vertrag und die Unterlagen wiederum in der Datenbank.

Wie bei der ersten Nominierung gilt: Zahlungen können grundsätzlich nur erfolgen, wenn der unterschriebene Vertrag für die Verlängerung vor Beginn des Verlängerungsaufenthaltes im Erasmus-Referat eingelangt ist!

Auch durch eine Verlängerung darf die Maximaldauer von zwölf Monaten pro Studienzyklus nicht überschritten werden.

Im Fall von Praktikumsaufenthalten verwende bitte diesen Antrag auf Verlängerung und lass ihn vom aufnehmenden Unternehmen unterzeichnen.

Der Antrag auf Verlängerung deines Erasmus+ Aufenthalts muss mindestens ein Monat vor Ende des ursprünglichen Aufenthalts an deiner Heimathochschule einlangen.

> Aufenthaltsbestätigung und Leistungsnachweis

Am Ende des Aufenthaltes muss von deiner Gasthochschule die

  • Leistungsnachweis (Transcript of Records) auf der Grundlage deines Learning Agreements ausgefüllt und bestätigt werden.

ACHTUNG: Im Falle einer Verlängerung musst du auch die Zeiten und die Studienleistungen des Verlängerungszeitraumes nachweisen – unabhängig davon, ob es sich um eine Verlängerung ohne oder mit Zuschuss handelt.

> Online-Sprachassessment

Auch nach Ende des Erasmus+ Aufenthalts ist gegebenfalls ein Sprachassessment von dir zu absolvieren. Dieses dient dazu zu messen, inwieweit sich deine Sprachkenntnisse im Zuge des Auslandsaufenthalts verbessert haben und hilft dadurch, das Angebot zu verbessern.

> Abbruch des Aufenthalts

Wenn du deinen Aufenthalt vor dem geplanten Ende beenden willst, verständige bitte sofort das zuständige Erasmus-Referat der OeAD-GmbH.

Abschluss - alles erledigt?

> Aufenthaltsbestätigung, Bericht und Schlusszahlung

Die ausgefüllte und von deiner Gasthochschule bestätigte Aufenthaltsbestätigung (unterschrieben und gestempelt) ist die Basis für die Abrechnung des Erasmus-Aufenthaltes. Es ist dies das einzige Dokument, das du im Original per Post an das Erasmus-Referat schicken musst.

Außerdem bist du dazu verpflichtet einen Bericht über dein Auslandsstudium auszufüllen. Dafür erhältst du am Ende deines Aufenthalts einen Link zu einem Online-Formular (EU Survey).

Beachte bitte, dass die Auszahlung der zweiten Rate des Zuschusses erst nach Einlangen der Aufenthaltsbestätigung im Erasmus-Referat und Vervollständigung des Studierendenberichts (EU-Survey) erfolgen kann.

> Anerkennung durch die Heimathochschule

Die Anerkennung deiner Studienleistungen im Ausland muss innerhalb von zehn Wochen nach Rückkehr erfolgen. Deine Heimathochschule ist dafür zwar grundsätzlich verantwortlich, es liegt aber an dir darauf zu achten, dass diese Frist eingehalten wird.

Bitte beachtet, dass die Anerkennung der Studienleistungen, die während des Erasmus- Aufenthaltes erbracht wurden, stichprobenartig von der Nationalagentur Erasmus+ Bildung überprüft wird. Das Nichterbringen des Nachweises der Anerkennung oder der zu geringe Nachweis kann dazu führen, dass der gesamte Erasmus+ Zuschuss zurückgefordert wird.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Nationalagentur Erasmus+ Bildung und der Erasmus-Referate wünschen dir einen erfolgreichen Auslandsaufenthalt mit Erasmus+!

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